実は会社員時代、グループウェアコンサルみたいなのを少しばかりやっていました。また、フリーになってからも、ボランティア団体の運営や在宅ワークの管理体制構築で、実はグループウェアにかなりお世話になっております。特に私が多用しているのは、サイボウズLive

このグループウェアはうまいこと使うとディスカッションや情報共有の場、場合によっては、顧客管理ツールにも早変わりします。 売り上げ集計機能がないので、グループウェアとして有名どころのセールスフォースには劣りますが、無料で使えて、ある程度顧客対応の成果をトラッキングできるツールに早変わりするのです。やりようによっては、資金の無い個人事業主の強い味方になってくれます。

 サイボウズ

概略としては、Todoひとつひとつを顧客名にして管理すれば良いだけです。やり方もいたって簡単。

【1】顧客管理用の専用グループを作る

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一人でいくつものグループを作れるサイボウズLive。顧客管理用のグループをサクッと作ってみましょう。

【2】カテゴリの下ごしらえ

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 自分自身の営業フェーズ一旦、整理してみましょう。それを整理し終えたら、ToDoリストのカテゴリ編集で、フェーズ名を追加していきましょう。全て、記入したら、編集完了です。

例えば、商談前、商談中、受注後サービス開始前、通常運用中、要対応などが最低限ありえるフェーズでしょうが、失注、運用終了など必要に応じてカテゴリを増やしたり、名前を変えてみたりしましょう。

【3】顧客ごとにTodoを作成

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ToDoの追加ボタンを押すと、ボタンの名のとおり、Todoを追加できます。通常のサイボウズの使い方だと、タスク(作業ごと)にTodoを作るのですが、顧客管理を目的としている場合、タスクごとではなく、顧客の名前(会社)ごとにTodoを作った方が良いでしょう。

従って、タイトルは顧客名となります。カテゴリは、今その顧客がどのフェーズにいるのかを選択しましょう。メモはその顧客の根幹となる情報です。連絡先、主たる要望、特徴などを書き込んでおきます。

また、仕事というのは時間と責任者というのがとても大事です。複数名でこの情報を共有している場合は、誰が責任者なのかを明確にし、担当者として指名します。次に発生するまたは締め切りとなる作業のリミットを期日に記入しましょう。

【4】進行状況をアップデート

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ToDoにはコメント欄があります。細かい作業記録は、コメントとして書き込んでいきます。また、商談が進んで、契約済みになった場合は、画面上の「変更する」ボタンを押し、カテゴリを次のフェーズに変えていきます。また、こまめに期日の設定は変えていきましょう。この情報の蓄積によって、あとで顧客の状況をトラッキングするときとても便利になります。


以上、サイボウズLiveを用いた顧客管理方法でした。なお、この方法が使えない場合も、あります。
・この仕事の最高権限者がグループウェアを使うことそのものに関心が低い場合
・大企業のようにセキュリティー管理がとても厳しい場合
・アクティブな顧客の件数が100件以上にも渡る場合
・顧客情報を、例えば電話番号だけピックアップし、エクセル表に出力したいという意図がある場合

あくまでも、個人事業主やスタートアップの人たち、または少人数チームでリモートワークをするような感じの人達に最適な方法です。